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10 astuces pour réussir votre soirée d’entreprise

Les soirées d’entreprises annuelles permettent d’insuffler une nouvelle source d’optimisme et d’énergie aux salariés. Ces événements doivent être divertissants, attractifs et amusants pour tout le personnel car les entreprises qui ont des employés engagés gagnent 2,5 fois plus que leurs homologues moins engagés, et ces employés engagés sont 87 % moins susceptibles de quitter leur entreprise. Aussi, il s’agit d’une communication positive pour les futurs candidats ou les clients potentiels.

En effet, les soirées d’entreprise, dont les photos et les vidéos sont correctement relayées par le biais des réseaux sociaux, auront un réel impact sur la marque employeur de votre société.

1) Délimitez votre budget

Votre soirée dépend nécessairement des moyens dont vous disposez. Cependant, créer une ambiance conviviale et festive peut se faire quel que soit le budget. N’oubliez pas toutefois que la soirée de fin d’année est le moment de remercier vos salariés pour les efforts qu’ils ont fourni tout au long de l’année, l’événement doit donc être à la hauteur. Il est préférable d’établir son budget en avance pour ne pas être pris par l’urgence. Aussi, il faut y veiller et le suivre très précautionneusement pendant l’organisation pour éviter les mauvaises surprises.

2) Choisir une bonne équipe pour prendre en charge l'événement

Il est important que vous choisissiez une équipe avec le bon nombre de personnes et que vous optiez pour des membres motivés pour faire de l'événement un succès. Le chef d’équipe devra travailler en étroite collaboration avec les ressources humaines et le marketing, pour discuter des décisions à prendre.
Dans les plus petites sociétés, c’est le Chief Happiness Officer (CHO) en charge du « bonheur » des salariés, qui est amené à s’occuper des évènements de l’entreprise.
Ce métier consiste à s’occuper des salariés de l’entreprise, d’abord en étant présent et à l’écoute pour améliorer les conditions de travail, mais également en organisant des soirées internes à l’entreprise (afterwork, soirée d’Halloween, mardi gras, etc).

3) Optez pour un lieu insolite :

Si le budget vous le permet, ne vous contentez pas de louer une simple salle pour organiser votre soirée. Privilégiez les lieux atypiques comme une péniche, un château, un rooftop, ou bien une loge présidentielle d’un stade de sport par exemple. Les salariés garderont d’excellents souvenirs de votre événement. À vous de choisir le lieu qui correspondra le mieux à vos attentes et surtout aux attentes de vos invités.
Le site Private Teaser répertorie une infinité de lieux qu’il vous est possible de louer pour votre événement à Paris. Bars, restaurants, bateaux, beaucoup de choix sont proposés. Il suffit simplement d’indiquer le type d’évènement que vous souhaitez réaliser (cocktail, anniversaire, afterwork), le nombre d’invités, la date, et la proximité avec un quartier.
N’hésitez pas à capturer ce lieu hors du commun par le biais de belles photos et vidéos à l’aide des services d’un bon photographe corporate. Les participants seront fiers de se voir rattachés à ce lieu. De même, les candidats qui s'intéresseraient à votre société seront impressionnés par la qualité de vos soirées grâce au contenu que vous aurez partagé sur votre site.

©Bam Karaoké

4) Peaufinez la logistique et l’organisation

Comme beaucoup d’événements professionnels, les soirées d’entreprise nécessitent du temps et de la rigueur si on veut qu’elles soient un succès. Avec une logistique réfléchie et des déplacements bien étudiés en amont, l’organisation de votre fête ne pourra être qu’une réussite.
Si la soirée se situe loin des locaux de l’entreprise, planifiez des navettes via un service de bus professionnel afin de conduire les invités à bon port. Prévoyez différents créneaux horaires de retour pour laisser la liberté à vos convives de quitter la fête quand bon leur semble. Certaines compagnies automobiles peuvent s’en charger telles que AVIS, ou bien des entreprises de chauffeurs privés comme OnlyWay.
Pour assurer la sécurité, évitez les activités trop périlleuses (sports à risque). Assurez-vous auprès des propriétaires du lieu de réception des conditions de sécurité prévues (présence de vigiles, alarme incendie, trousse premiers soins,…).

5) Pensez à la musique :

La musique sera décisive pour faire décoller l’ambiance de votre soirée. Engagez des animateurs, un DJ ou un groupe selon les moyens dont vous disposez. Axez principalement la musique sur le thème de la soirée : sons sud-américains pour un thème salsa, musique des années 70 pour le disco…
Il existe de nombreux prestataires sur le net tel que Heavent.com organisme spécialisé dans la musique de vos évènements (soirée entreprise, mariage, anniversaire) qui propose trois formules pour 50, 150 ou 150+ personnes, le tout sur devis.
Si le budget ne vous le permet pas, misez sur une bonne playlist Spotify confectionnée par vos soins et sur la location de bon matériel sonore.
Pensez bien à prendre en compte tous les âges et tous les goûts, afin de faire plaisir au plus grand nombre. Enfin, n’oubliez pas de vérifier avec votre prestataire le volume sonore autorisé.

soirée d'entreprise

6) Organisez une soirée entreprise à partir d’un thème

Soirée garden party, tropicale, western, disco ou encore années 60’s… Choisir un thème est primordial pour la réussite de votre soirée entreprise car il en facilite l’organisation et permet d’agrémenter la soirée par des animations. Choisir un thème, c’est le décliner sur tous les aspects de la soirée : les costumes, mais aussi le décor, le buffet, la musique… Loin de vous enfermer, le thème vous libère et vous donne mille idées. Pour que l’ambiance soit au rendez-vous, pensez à la décoration. Elle doit impressionner vos collaborateurs et rappeler le thème choisi dans les moindres détails, elle doit être joyeuse et colorée.
Beaucoup d’agences offrent leurs services de décoration évènementielle comme l’agence Moon Event qui vous propose une prestation sur-mesure.

©Meero

7) Utilisez des jeux et des animations ludiques

Organisez des activités facilitera les échanges entre vos collaborateurs : briser la glace est souvent la chose la plus compliquée à atteindre lors d’un événement.
Qu’elles soient physiques, purement ludiques ou intellectuelles, les activités vont développer un esprit de compétition sain et renforceront également l’esprit d’équipe entre les participants. Les animations à utiliser pour ses soirées d’entreprise sont nombreuses, en voici quelques exemples :

  • Animation quizz : Une activité qui permet de faire participer tous les convives. Selon un thème donné (cinéma, sport, musique, etc) et en équipe, chacun doit répondre à un maximum de questions posées par l’animateur de votre soirée.
  • Animation casino : Quelques tables de casinos et un croupier suffisent à recréer un mini-casino et à jouer à la roulette ou au Black Jack.

  • Animation tournage de film : Et si votre équipe de travail devenait une équipe de tournage pendant quelques heures ? Profitez-en pour réaliser une vidéo d’entreprise dans le style qui vous plaît. Du scénario au montage, des professionnels vous aident à mener à bien ce projet.

  • Animation photo en déguisement : Les invités peuvent prendre des photos tout seul ou en groupe. Dans cette activité, le point fort repose dans le fait que les invités ne sont pas contraints de porter leurs déguisements pendant toute la soirée, mais uniquement le temps de la pose photo.

  • Animation Karaoké : il s’agit d’une véritable valeur sûre pour créer une ambiance conviviale et favoriser les liens entre collègues. BamKaraoké par exemple, vous offre une animation karaoké idéale pour accorder à vos équipes une pause de pure décontraction. Seuls ou en groupes, avec une bande son ou un orchestre live, les participants pourront interpréter au micro un large choix de chansons d’hier et d’aujourd’hui.

©Bam Karaoké

Évidemment, vous n’oublierez pas de partager les photos récoltées grâce aux services de votre photographe corporate avec vos invités sur les réseaux sociaux par exemple ; histoire de leur laisser un agréable souvenir et pour diffuser le plus largement possible ce moment de joie.

© Meero

Enfin, offrez des goodies aux couleurs de votre événement : des jeux de cartes pour une soirée autour de la magie ou des porte-photos qui conserveront les souvenirs de l’événement. Contactez pour cela des agences spécialisées comme e-goodies.fr qui vous propose une solution livrée entre 4 et 8 jours, avec une large gamme d’objets (briquets, sacs en tissu, portes clés, coque de téléphone, casquettes…).

8) La restauration, un point-clé

Deux options se présentent à vous : soit le lieu qui accueillera votre événement propose également de la restauration, soit vous devrez faire appel à un traiteur. N’oubliez pas toutefois de convenir de l’option choisie avec le lieu d’accueil et accordez-vous bien sur le fait que des serveurs, hôtesses voire un maître d’hôtel selon le standing de la soirée soient mis à votre disposition par l’établissement. Le Pour respecter les régimes alimentaires de chacun, prévoyez au menu au moins un met à base de poisson et une option végétarienne/végane.
Pour trouver votre bonheur, il existe un site nommé 1001 traiteurs qui répertorie tous les différents traiteurs à qui vous pouvez faire appel par région de France, en fonction du type d’évènement (anniversaire, brunch, baptême), du nombre d’invités, et du mode de restauration (buffet, repas assis, cocktail).

©Meero

D’autre part, certaines personnes ne consomment pas d’alcool. Veillez à proposer des boissons sans alcool attractives tels que des jus exotiques ou des cocktails sans alcool. Vos convives apprécieront cette marque d’attention.

9) Appuyez-vous sur des professionnels du secteur

Il existe de nombreux traiteurs et sociétés professionnelles dont l’activité est dédiée à l’organisation de ce genre d’événement. Faîtes-leur confiance, confiez-leur vos envies et ils prendront le reste en charge. Du lieu au traiteur en passant par les animations, charge à eux de vous faire des propositions en fonction de vos souhaits et de vos contraintes (budget, timing, nombre…).
N’oubliez pas surtout, de faire appel à des professionnels de la photographie corporate qui vous permettront de garder de magnifiques souvenirs de votre soirée d’entreprise. Du point de vue du matériel, le photographe professionnel possède généralement un appareil photo performant et connaît ses différentes fonctionnalités. Celui-ci dispose d’une expérience qui lui permet de cadrer correctement la photographie, de prendre le cliché sous le meilleur angle, ou encore de bien choisir l’arrière plan.

10) Communiquez sur votre événement pour le diffuser

  • Avant l'événement

Afin de garantir la présence d’un maximum de personnes, il sera judicieux de communiquer sur l’événement en amont, par exemple en exposant des affiches aux points stratégiques (locaux, machine à café, réfectoire) et en envoyant un email général. Sur l’ensemble des supports devront être indiqués la date, le lieu, le thème ou éventuellement le dress-code, les indications pour se rendre sur le lieu, etc.

  • Après l'événement

Communiquer sur l'événement, même une fois celui-ci passé, est très important. Partager l’ensemble des photos et des vidéos de l’évènement sur les réseaux sociaux vous permettra d’améliorer fortement votre marque employeur. En effet, les “clients” internes (salariés, dirigeants, partenaires) et externes (candidats, médias, site emploi) seront sensibilisés aux beaux contenus corporate (photo et vidéo) témoignant d’une soirée d’entreprise de qualité.

© Meero

Une soirée d’entreprise offre un grand nombre d’avantages. C’est d’abord une manière de remercier l’ensemble des salariés en relançant leur motivation, mais c’est aussi une façon d’améliorer sa marque employeur, en exposant son image de marque à un public plus élargi.
La diffusion peut être accentuée grâce au partage de contenu corporate (photo et vidéo) sur des relais tels que les réseaux sociaux.

 

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